Registre des entrées et sorties

Ce registre s’adresse principalement aux structures sociales et médico-sociales accueillant du public (foyers, établissements d’hébergement, structures d’accompagnement, etc.). Il permet d’assurer une traçabilité des personnes présentes dans la structure.

Il est particulièrement utile pour les responsables d’établissement, cadres de santé et équipes d’accueil afin de prouver le suivi quotidien des présences (obligation réglementaire de tenue d’un registre dédié dans ce secteur).

On y consigne généralement les arrivées, départs et observations importantes concernant les personnes accueillies.

Il est recommandé d’indiquer : identité ou initiales, date, heure d’entrée, heure de sortie et remarques utiles (absence imprévue, hospitalisation, accompagnement extérieur, transfert, etc.). L’objectif est de garantir une traçabilité claire et compréhensible en cas de contrôle ou d’incident.

Le registre doit être complété au moment réel des mouvements et non en fin de journée.

Pour rester conforme, privilégiez une écriture lisible, sans abréviation ambiguë et sans rature. En cas d’erreur, barrez d’un simple trait et signez la correction (ne jamais effacer ni utiliser de correcteur). Cela garantit la valeur probante du document.

Certains établissements utilisent des outils numériques, mais le registre papier reste souvent exigé lors de contrôles ou recommandé en complément.

Le support physique présente un avantage : il reste accessible immédiatement en cas de panne informatique (coupure électrique, logiciel indisponible, évacuation). Beaucoup d’établissements conservent donc les deux pour sécuriser leur conformité.

La durée exacte peut dépendre du type de structure et de son autorité de contrôle. En pratique, les établissements conservent généralement ces registres plusieurs années pour justifier les présences passées.

Il est recommandé de l’archiver dans un lieu sécurisé et accessible (armoire administrative, salle de direction) et de vérifier les obligations propres à votre secteur ou à votre tutelle.

Il doit être disponible rapidement pour les équipes et pour un contrôle administratif.

On le place généralement à l’accueil, au poste de soins ou au bureau de permanence (endroit où les entrées et sorties sont réellement constatées). Évitez un lieu fermé au public ou trop éloigné des flux afin d’assurer une saisie immédiate et fiable.

Ce type de document contient des informations sensibles. Il doit donc être consultable uniquement par le personnel habilité.

Conservez-le hors de portée du public et refermez-le après utilisation (principe de confidentialité et de protection des données). En cas de visite ou d’attente dans la zone d’accueil, évitez qu’il reste ouvert.

Lorsque les mouvements de personnes sont distincts selon les espaces, il est conseillé d’avoir un registre par unité ou point d’accueil.

Cela évite les oublis et facilite la gestion des présences en situation d’urgence (évacuation, recherche d’une personne, contrôle administratif). Le principe est simple : un lieu d’entrée = un suivi dédié.