Pourquoi le Registre Unique du Personnel est-il plus surveillé que jamais ?
Le registre unique du personnel (RUP) est un document obligatoire que tout employeur doit tenir dès l’embauche de son premier salarié. Prévu par l’article L1221-13 du Code du travail, il recense l’ensemble des personnes employées dans chaque établissement de l’entreprise. Établi par l’employeur, quel que soit l’effectif, ce registre vise un objectif clair : garantir la transparence des emplois et lutter contre toute forme de travail dissimulé.
Longtemps perçu comme une simple formalité administrative, le registre unique du personnel est désormais au cœur des contrôles. À l’horizon 2026, la numérisation des vérifications et les croisements de données renforcent considérablement la surveillance : un registre absent, incomplet ou irrégulier peut entraîner des sanctions lourdes et cumulatives.
Concrètement, le registre unique du personnel doit comporter plusieurs mentions obligatoires, notamment l’identité des salariés, les dates d’embauche et de départ, ainsi que la nature de leur contrat de travail.
Qui doit figurer dans le registre ?
Le registre unique du personnel a vocation à recenser toutes les personnes travaillant au sein de l’entreprise, quels que soient leur statut ou la nature de leur contrat. L’obligation est large et strictement encadrée par le Code du travail : une omission, même involontaire, peut être lourdement sanctionnée.
Les salariés « classiques » (CDI, CDD, apprentis) : une obligation stricte
Doivent impérativement figurer dans le registre unique du personnel tous les salariés de l’entreprise, dès leur entrée dans l’établissement, qu’ils soient embauchés en CDI, CDD, ou dans le cadre d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation.
Pour chacun, le registre doit comporter des mentions obligatoires permettant leur identification, notamment :
- nom et prénom ;
- nationalité ;
- date de naissance et sexe ;
- emploi et qualification ;
- dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
- nature du contrat (ex. : mention « contrat à durée déterminée » pour les CDD) ;
- mention spécifique pour les salariés à temps partiel ou les apprentis.
Ces informations doivent être inscrites dans l’ordre chronologique des embauches.
Le cas des stagiaires : une inscription obligatoire depuis 2014
Contrairement à une idée encore répandue, les stagiaires doivent obligatoirement figurer dans le registre unique du personnel. Cette obligation résulte de la loi du 10 juillet 2014, qui a renforcé l’encadrement des stages afin de prévenir les abus.
Les noms et prénoms des stagiaires, ainsi que ceux des personnes volontaires en service civique, doivent être inscrits dans une partie spécifique du registre unique du personnel, distincte de celle réservée aux salariés. Ils doivent y apparaître dans l’ordre d’arrivée au sein de l’établissement.
Doivent également être mentionnés le nom et le prénom du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire.
Les intérimaires : une obligation confirmée par le Code du travail
Les salariés intérimaires, bien qu’employés par une entreprise de travail temporaire, doivent eux aussi être mentionnés dans le registre unique du personnel de l’entreprise utilisatrice.
Conformément à l’article D1221-23 du Code du travail, le registre unique du personnel doit préciser :
- la mention « salarié temporaire » ;
- le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire.
Cette obligation s’inscrit dans la logique de transparence des emplois, en particulier lors des contrôles URSSAF ou de l’inspection du travail.
Les travailleurs détachés : une vigilance accrue (actualité)
Dans un contexte de mobilité internationale de la main-d’œuvre, les travailleurs détachés font l’objet d’une attention renforcée de l’administration. Lorsqu’ils interviennent dans l’entreprise, ils doivent être correctement identifiés dans le cadre du registre unique du personnel.
Actualité importante : l’employeur doit désormais annexer au registre unique du personnel la déclaration préalable de détachement (articles L.1221-15-1 et D.1221-24-1 du Code du travail). Cette annexe doit être tenue à disposition des agents de contrôle, au même titre que les copies des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée pour les travailleurs étrangers.
Ces documents doivent être accessibles :
- dans l’établissement ;
- ou directement sur le chantier ou le lieu de travail concerné.
Statuts particuliers : freelances, portage salarial et TESE
Tous les intervenants présents dans l’entreprise n’ont pas vocation à figurer dans le registre unique du personnel. Certains statuts hybrides ou spécifiques appellent toutefois une vigilance particulière, notamment en cas de contrôle URSSAF.
Freelances et auto-entrepreneurs : pas d’inscription… en principe
Les freelances et auto-entrepreneurs n’ont pas à être inscrits dans le registre unique du personnel. Ils interviennent en qualité de prestataires indépendants et ne sont pas liés à l’entreprise par un contrat de travail.
Attention : cette exclusion n’est valable que si la relation est réellement indépendante. En cas de lien de subordination caractérisé (horaires imposés, intégration dans un service, absence d’autonomie, sanctions disciplinaires), l’administration ou le juge peut requalifier la relation en salariat déguisé. L’absence d’inscription au registre unique du personnel peut alors constituer un indice supplémentaire de travail dissimulé.
Portage salarial : une situation à distinguer de l’intérim
Le portage salarial repose sur une relation tripartite entre le salarié porté, l’entreprise de portage et l’entreprise cliente. Contrairement à l’intérim, le salarié porté n’est pas placé sous un lien de subordination juridique direct avec l’entreprise cliente.
En pratique, l’inscription au registre unique du personnel n’est généralement pas requise pour les salariés portés.
Toutefois, une zone de prudence subsiste : lorsque le contrat de mise à disposition prévoit explicitement certaines obligations assimilables à celles de l’employeur, une inscription peut être recommandée à titre préventif. En cas de doute, il est conseillé de vérifier les stipulations contractuelles et d’adopter une position sécurisée.
Format et digitalisation
Le passage au numérique : comment dématérialiser légalement son registre ?
Le Code du travail n’impose aucune forme particulière pour la tenue du registre unique du personnel. L’employeur peut donc opter pour un support papier ou numérique.
Toutefois, lorsque le registre est dématérialisé, les outils utilisés doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier. En pratique, cela implique :
- une inaltérabilité des données ;
- un horodatage fiable des inscriptions ;
- la possibilité de reconstituer l’historique des modifications ;
- un accès immédiat au registre en cas de contrôle.
Avec la généralisation des contrôles dématérialisés de l’URSSAF et de l’inspection du travail, l’absence de ces garanties techniques expose l’employeur à un risque accru de sanction.
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Le rôle du CSE : une consultation obligatoire avant toute digitalisation
Le passage du registre unique du personnel à un support numérique ne peut pas se faire unilatéralement. Conformément à l’article L.2315-5 du Code du travail, l’employeur doit consulter préalablement le Comité Social et Économique (CSE).
Cette consultation porte notamment sur :
- les modalités d’accès au registre (accès sécurisé, droits restreints) ;
- les conditions de consultation ou d’édition papier sur demande.
À l’issue de la réunion, le procès-verbal ainsi que l’avis du CSE doivent être transmis à l’inspection du travail, conformément à l’article D.1221-27 du Code du travail.
Omettre cette étape constitue une irrégularité formelle susceptible d’être relevée lors d’un contrôle.
Sanctions : des amendes lourdes et cumulatives
Les conséquences d’un registre unique du personnel absent, incomplet ou mal tenu sont particulièrement dissuasives.
La sanction est identique dans tous ces cas : une contravention de 4e classe, soit une amende pouvant atteindre 750 € par salarié concerné, appliquée autant de fois qu’il y a d’infractions.
Exemple : une erreur répétée concernant 10 salariés peut entraîner jusqu’à 7 500 € d’amende.
En outre, le fait de ne pas pouvoir présenter immédiatement le registre sur le lieu de travail, notamment s’il est conservé uniquement au siège social, peut constituer un délit d’entrave à l’exercice des fonctions des agents de contrôle, comme l’a rappelé la Cour de cassation le 31 janvier 2012.
Digitalisation et RGPD : un cadre à respecter
Sur le plan de la protection des données personnelles, la tenue du registre unique du personnel repose sur une obligation légale de l’employeur, ce qui constitue sa base juridique au sens du RGPD.
Néanmoins, plusieurs exigences doivent être respectées :
- accès strictement limité aux personnes habilitées ;
- droits d’accès clairement définis ;
- intégration du traitement dans le registre interne RGPD ;
- durée de conservation de cinq ans à compter du départ du salarié, conformément à l’article R.1221-26 du Code du travail.
